Merk in Beeld – adequate communicatie

P-Direkt is een digitaal systeem waarmee medewerkers van 12 ministeries hun eigen HR-zaken kunnen regelen, zoals het registreren van verlof en aanvragen van reiskostenvergoeding. Het ministerie van Binnenlandse Zaken was een van de eerste gebruikers. Merk in Beeld hielp de medewerkers en managers hun weg te vinden in het systeem. 

‘PIM helpt een handje’

De medewerkers moesten zich het nieuwe systeem eigen maken. Dat leidde tot vragen, onduidelijkheden, lange tijdsbesteding en daardoor ook nog wel eens ontevredenheid. Het ministerie besloot om tijdelijk een helpdesk in te richten waar medewerkers en managers terecht konden met hun vragen. Aan Merk in Beeld de vraag: ‘hoe kun je communicatie zó inzetten dat onze medewerkers en managers goed en snel aan de slag kunnen met het systeem?’

Renate Leyten: “De eerste maanden heb ik gebruikt om de helpdesk bekend te maken. Dat begon met het bedenken van een leuke naam die goed te onthouden moest zijn. Het werd PIM. Dat staat voor Portal Instructie teaM. Een korte, krachtige, positieve en persoonlijke naam. Want PIM moest vooral laagdrempelig zijn. Daarnaast is er een herkenbaar icoon voor PIM ontwikkeld: een gezichtje dat verschillende gezichtsuitdrukkingen aanneemt al naar gelang de boodschap.”

Kleine man, grote persoonlijkheid

Via berichten op intranet, korte filmpjes en posters in de gebouwen werd PIM al snel een bekende in de organisatie. Eenmaal een vertrouwd gezicht, is PIM gaan vertellen wat hij doet en waar hij je mee kan helpen. De inhoud van zijn boodschap werd nauwkeurig afgestemd op de vragen die onder de medewerkers leefden over het systeem. De boodschap werd verpakt in instructiemateriaal dat eenvoudig, kort en krachtig van opzet was, maar vooral ook gewoon leuk om te zien. In combinatie met de vriendelijke en uitstekende service van de helpdeskmedewerkers, nam de tevredenheid over het systeem toe.